CRM-система для продажів: що це і навіщо бізнесу у 2025 році

1. >
2. Бізнес >
3. CRM-система для продажів: що це і навіщо бізнесу у 2025 році

Кожна угода складається з десятків завдань: дзвінків, листів, нагадувань та зустрічей. Без системного підходу легко пропустити важливе. 

CRM-система для продажів автоматизує роботу, зберігає всі дані в єдиній базі та контролює весь процес від ліда до закриття угоди.

---

CRM-система для продажів: визначення 

CRM-система для продажів — це інструмент, який допомагає компаніям вести базу клієнтів, контролювати угоди та автоматизувати роботу. 

На відміну від таблиць чи блокнотів, у CRM зберігається історія взаємодій, а дані доступні команді у режимі реального часу. Керівники швидше ухвалюють рішення та не гублять ліди.

Основна мета CRM у відділі продажів — зробити процес роботи з клієнтами прозорим, структурованим і керованим.

Google Таблиці проти NetHunt CRM: основні відмінності

Хоча і таблиці, і CRM можуть містити дані клієнтів, їхня роль у бізнесі різна. Таблиці виконують функцію простого сховища інформації, тоді як CRM-система поєднує управління базою, автоматизацію процесів і контроль завдань команди. Саме це робить її основним інструментом для продажів.

1. Зберігання та робота з даними

У Google Таблицях менеджери самостійно створюють структуру бази, де кожен клієнт — це рядок, а контакти та статус угоди — стовпці. Такий формат вимагає постійного ручного оновлення й легко призводить до дублювання чи втрати даних. 

Натомість у CRM-картці зберігається вся інформація: контакти, історія взаємодій, завдання та документи, що робить роботу з клієнтами повністю прозорою.

2. Автоматизація процесів

Google Таблиці не підтримують автоматизацію: всі дії менеджери виконують вручну. 

NetHunt CRM пропонує повноцінну автоматизацію продажів:

• автоматичне створення заявок із сайтів, листів, месенджерів і дзвінків;

• розподіл лідів між менеджерами та додавання до воронки продажів;

• оновлення статусів угод, нагадування та призначення завдань відповідно до етапу;

• відстеження відкриття листів та переходів за посиланнями;

• підігрів лідів через ланцюжки персоналізованих автоматичних листів.

3. Гнучкий контроль доступу

Google Таблиці дозволяють три рівні доступу: редагування, коментування або перегляд. 

У CRM-системі права налаштовуються гнучкіше: адміністратор визначає, що бачить і редагує кожен співробітник залежно від ролі. Менеджер працює з угодами, бухгалтер — із рахунками, а секретар — з контактами, без ризику випадкових змін чи втрати даних.

4. Аналітика та звітність

У Google Таблицях доводиться вручну створювати формули, оновлювати дані та перевіряти розрахунки. 

CRM-система автоматично збирає, аналізує та візуалізує інформацію про продажі, взаємодію з клієнтами та маркетингові активності. 

Керівники контролюють усі ключові показники без зайвих витрат часу, і відстежують прямо в CRM:

✔ активність клієнтів — скільки нових лідів надходить, їхній пріоритет і конверсія в угоди;

✔ продуктивність менеджерів — закриті угоди та середній чек;

✔ рух угод лійкою продажів — критичні етапи та точки втрати потенційних клієнтів;

✔ ефективність каналів залучення — джерела трафіку, що приносять найбільший дохід.

5. Масштабування та підключення інструментів

Google Таблиці добре працюють на старті, коли клієнтів небагато. Проте з ростом компанії з’являються проблеми: ручні оновлення, дублювання даних і складність у підтримці великої бази. 

NetHunt CRM легко керує тисячами контактів і має інтеграції з: 

• Gmail і Google Workspace — для збереження історії листування в CRM;

• сервісами телефонії (Ringostat, UniTalk, Binotel, Stream Telecom, Phonet) — для запису дзвінків та автоматичного збереження комунікації;

• популярними месенджерами (Telegram, Viber, Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp) — для централізації листування з клієнтами;

• Intercom і Slack — для внутрішньої взаємодії команди та швидкого обміну даними;

Проблеми бізнесу без CRM

Компанії, які ведуть клієнтську базу без CRM, зазвичай стикаються з низкою викликів: 

1. Хаотична база даних
   Клієнтська інформація зберігається у різних таблицях, пошті або месенджерах. Виникають дублікати, помилки й плутанина. 

2. Залежність від людей
   Менеджери ведуть власні таблиці та файли, і якщо хтось звільняється або йде у відпустку, бізнес ризикує втратити частину історії взаємодій з клієнтами.

3. Втрачені ліди та можливості. Без системи нагадувань та автоматизації менеджери часто забувають перетелефонувати, відправити лист тощо. результаті ліди «застрягають» на певних етапах, а потенційні угоди втрачаються.

Ключові функції CRM-системи для продажів

Поговоримо про функції CRM-системи для продажів і як вони підвищують ефективність команди.

Наочна воронка продажів

Відображає всі етапи угод, від першого контакту до закриття. З CRM керівники бачать, на яких етапах угоди затримуються, а менеджерам — які дії необхідні для їх просування.

Автоматичний розподіл лідів

CRM автоматично призначає нові заявки менеджерам, що допомагає рівномірно розподіляти навантаження в команді та уникати ситуацій, коли частина лідів залишається без уваги. 

Такий підхід забезпечує швидку реакцію на запит клієнта, мінімізує ризик помилок через людський фактор і підвищує ймовірність успішного закриття угоди.

Нагадування та завдання для менеджерів

Система створює завдання та нагадування автоматично: дзвінки, зустрічі, контроль оплати. Менеджери не пропускають важливі кроки, а керівники отримують прозору інформацію про виконання завдань. Це підвищує дисципліну в команді і забезпечує послідовну роботу з клієнтами на всіх етапах угоди.

Автоматичні листи та повідомлення

CRM надсилає шаблонні листи та повідомлення без участі менеджера: підтвердження зустрічі, вітання, нагадування про оплату або нові пропозиції. Це економить час співробітників і підвищує швидкість реакції на запити клієнтів, забезпечує високий рівень сервісу та своєчасну комунікацію.

Інтеграція з каналами комунікації

Сучасні CRM об’єднують електронну пошту, телефони, месенджери та веб-форми в єдину систему. 

Усі повідомлення та дзвінки зберігаються у картці клієнта, що дозволяє менеджерам швидко відновлювати історію взаємодій. Інтеграція забезпечує зручність, зменшує дублювання інформації та підвищує ефективність комунікації з клієнтами.

Звіти та аналітика для керівників

CRM формує детальні звіти про угоди, конверсії, ефективність менеджерів та показники продажів. Керівники отримують дані у реальному часі для оцінки роботи команди, планування ресурсів та прогнозування доходів. Аналітика допомагає швидко виявляти проблемні місця у процесі продажів та оптимізувати стратегії для підвищення прибутковості.

Типи CRM-систем для продажів

Щоб зрозуміти, яка CRM підійде вашій компанії, поговоримо про типи CRM-систем для продажів та їхні особливості.

Хмарні CRM-системи (Cloud CRM)

Хмарні CRM працюють онлайн. Компанія не витрачає ресурси на встановлення програмного забезпечення чи підтримку власних серверів. Усі дані зберігаються на захищених серверах провайдера, а користувачі отримують доступ до системи через браузер або мобільний застосунок. 

Переваги таких рішень очевидні — швидке впровадження без складної інфраструктури, автоматичні оновлення від постачальника та можливість роботи з будь-якої точки світу. 

Водночас існує і мінус — залежність від інтернету. 

Локальні рішення (On-Premise)

On-Premise CRM встановлюється на серверах компанії та працює у внутрішній інфраструктурі бізнесу. Це рішення потребує інвестицій: закупівлі обладнання, ліцензій, а також ІТ-команди для підтримки системи. 

Головна перевага локальних рішень — повний контроль над даними та процесами. Компанія сама визначає політику безпеки, управляє доступом і може інтегрувати CRM із внутрішніми системами без обмежень з боку провайдера. 

CRM для малого бізнесу / корпорації 

Для малого бізнесу CRM має бути максимально простою у використанні, щоб менеджери могли швидко освоїти систему без довгого навчання. Акцент на базових функціях: ведення клієнтської бази, контролі угод та нагадуваннях. Також важлива доступна ціна, адже бюджет малих компаній зазвичай обмежений.

Для корпорацій  вимоги значно вищі. CRM повинна бути гнучкою, підтримувати інтеграції з ERP, бухгалтерськими системами, маркетинговими платформами тощо. Важлива масштабованість, щоб система могла стабільно працювати з великими обсягами даних

Переваги впровадження CRM у відділі продажів

Розглянемо переваги впровадження CRM у продажах і вигоди для бізнесу.

Підвищення конверсії лідів

Завдяки автоматизації та чітким процесам CRM менеджери отримують структурований підхід до роботи з клієнтами. Клієнти отримують увагу вчасно, а менеджери швидко реагують на запити, що підвищує відсоток успішно закритих угод і покращує загальну ефективність продажів компанії.

Економія часу менеджерів

Рутинні завдання: нагадування, розсилки та створення звітів, автоматизуються. Менеджери витрачають більше часу на спілкування з клієнтами та укладання угод, а не на паперову роботу. Це збільшує збільшити продуктивність команди без необхідності розширення штату співробітників.

Краще прогнозування продажів

CRM надає точні дані по угодах: кількість активних угод, середня тривалість циклу продажів, очікуваний дохід. Завдяки цим показникам керівництво може прогнозувати майбутні продажі, планувати бюджет та ресурси, оцінювати ефективність менеджерів і приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Контроль роботи команди

Керівники бачать завантаженість кожного менеджера, кількість дзвінків, зустрічей та виконання плану. Це забезпечує прозорість процесів, дає змогу справедливо оцінювати співробітників і швидко виявляти слабкі місця у роботі відділу продажів для подальшого вдосконалення.

Зростання прибутку компанії

CRM впливає на фінансові результати: клієнти не губляться, конверсія підвищується, команда працює ефективніше. Інвестиції у впровадження системи окупаються завдяки, повторним продажам та швидкості оброблення запитів, що стимулює стабільне зростання прибутку компанії.

Як обрати CRM-систему для продажів

Вибір CRM-системи — серйозний крок для будь-якої компанії, від якого залежить оптимізація бізнес-процесів і збільшення продажів. 

Щоби не розгубитися серед різноманіття програм, слідуйте чеклісту! 

1. Визначте потреби та цілі

Подумайте над процесами, які хочете автоматизувати. Визначте дані, які потрібно відстежувати: контакти клієнтів, історія взаємодій, результати маркетингових кампаній, канали залучення лідів. 

2. Проаналізуйте процеси в компанії 

Подумайте, що саме хочете поліпшити, і визначте, які ресурси (як час, так і фінанси) ви готові інвестувати в нову CRM-систему. 

3. Складіть перелік CRM-систем, які відповідають потребам компанії 

Ознайомтеся з пропозиціями різних постачальників, почитайте відгуки користувачів, які мають схожі потреби. 

Зверніть особливу увагу на: інтуїтивний інтерфейс, гнучкість налаштувань (можливість змінювати або додавати поля, модулі, форми), масштабованість, інтеграції з іншими системами, наявність технічної підтримки та ціни. 

4. Протестуйте CRM-систему   

Запросіть постачальників на демонстрацію. Попросіть їх показати, як працює CRM-система на практиці. Запитуйте все, що вас цікавить. Потім — випробуйте систему самостійно. Перевірте її функціональні можливості.

Прискіпливо оцінюйте: швидкість роботи системи, якість звітів та аналітики, наявність потрібних інтеграцій, зручність застосунку (якщо він є). 

5. Порівняйте CRM-системи та ухваліть рішення

Зіставте переваги та недоліки кожного CRM-рішення в таблиці. Оцініть, яка система найкраще відповідає вашим потребам і бюджету. 

Залучайте до процесу вибору всіх зацікавлених сторін — відділ продажів, маркетингу,  підтримки клієнтів і фінансів. 

6. Розробіть чіткий план впровадження та навчання

Визначте, хто за що відповідає, встановіть терміни та етапи. Навчіть співробітників ефективно використовувати нову систему у щоденній роботі. Підтримуйте членів команди, будьте готові до запитань і розв'язання проблем. 

Висновок 

CRM-система в 2025 році — це ключовий інструмент, що визначає ефективність роботи відділу продажів і впливає на прибуток компанії. Вона об’єднує команду, оптимізує процеси, автоматизує рутинні завдання та забезпечує прозорий контроль угод. 

Бізнес, що використовує CRM, отримує чітку картину клієнтської бази, покращує взаємодію з клієнтами та будує передбачуване зростання.